Sociale medier er officielt en del af forretningsmiljøet.



Dine kunder forventer, at du er aktiv online og tilgængelig til at besvare eventuelle spørgsmål, de har, og dine medarbejdere besøger allerede sociale kanaler på daglig basis. 47% af medarbejderne bruger nu sociale netværk til oprette forbindelse til kunderne . Dette er et tal, der konstant vokser takket være tendenser som omnichannel-kundeservice og medarbejderadvokat.



Desværre i en verden, hvor alle er forbundet, kan en dårligt tidsbestemt eller dårligt formuleret besked ødelægge dit brandomdømme.

At give dit personale fri regeringstid over deres tilstedeværelse på de sociale medier sætter hele din virksomhed i fare. Alligevel foreslår Pew Research Center det 74% af de voksne er på sociale medier, indikerer det også, at 73% af virksomhederne mangler en politik for sociale medier.

Det er tid til at løse hullet.

Hvad er en firmapolitik for sociale medier?

En politik for sociale medier er din forretningskodeks, der lader folk i din organisation vide, hvordan de skal handle på sociale medier.

Mange organisationer begår den fejl at vente, indtil de allerede har været udsat for en PR-katastrofe for at få en politik på plads. At opstille en strategi på forhånd beskytter dig dog fra at tackle disse problemer til at begynde med.



222 hebraisk betydning

En veludformet social mediepolitik:

  • Forsvarer mod sikkerhedsrisici og juridiske spørgsmål: Sociale medier præsenterer komplicerede overvejelser for ting som privatlivslovgivning. Heldigvis skitserer robuste sociale mediepolitikker farerne ved at dele online og holder dine medarbejdere ude af problemer.
  • Styrker dit personale: Politikker på sociale medier giver dig mulighed for at låse op for alle fordelene ved medarbejdernes fortalervirksomhed uden at sætte dit brand troværdighed i fare. En plan er et kritisk fortalerværktøj, der giver dine medarbejdere den vejledning, de har brug for til nøjagtigt at repræsentere din organisation online.
  • Beskytter dit brand: Din sociale mediepolitik sikrer, at når nogen interagerer med din virksomhed online, enten gennem en brandkanal eller en medarbejder, får de den samme konsistente oplevelse. Dette udvikler en mere pålidelig og pålidelig identitet for din virksomhed, hvilket gør kunder til loyale fans og ambassadører.

I det mindste skal alle sociale mediepolitikker indeholde detaljer om:

  • Deling af beskyttede eller fortrolige virksomhedsoplysninger
  • Indlæg ærekrænkende, nedsættende eller inflammatorisk indhold.
  • Udstationering af oplysninger eller billeder, der indebærer ulovlig adfærd.

Ud over disse grundlæggende regler er her nogle af de andre komponenter, der skal dækkes i en politik for sociale medier:



1. Afklar, hvem der kan tale for din virksomhed på sociale medier

Den første ting enhver politik skal gøre er at forklare, hvem der kan tale på vegne af din virksomhed online. Når det kommer til eksempler på sociale medier, har Walmart en omfattende sæt retningslinjer . Detailfirmaet oplyser, at ingen almindelig medarbejder skal besvare kundeklager eller spørgsmål rettet mod virksomheden.

Selvom denne slags regler kan synes begrænsende, er det ofte bedst for større virksomheder at tage fejl af siden med forsigtighed.

Skærmbillede af Walmart Social Media Policy

Graden af ​​frihed, du giver dit personale, afhænger af arten af ​​din virksomhed. Hvis du tillader dine medarbejdere at tilbyde rådgivning til kunder, er det en god ide at træne dem i ting som:

  • Brandretningslinjer: Hvordan man taler om dine produkter, tjenester og firma .
  • Etikette: Sådan reagerer du på kommentarer fra kunder (stemmetone, attitude osv.)
  • Fortrolighed: Hvilke detaljer skal absolut ikke deles på sociale medier.
  • Konsekvenser: Hvad vil der ske, hvis de ikke bruger de sociale medier korrekt.

2. Giv en plan for håndtering af konflikter

Det er let for konflikter at eskalere hurtigt på sociale medier. Sådan offentlig følelse på disse kanaler ændres hurtigt, at små problemer hurtigt snebold, hvis de ikke håndteres korrekt. Hvis nogen efterlader en negativ kommentar om dit brand online, eller hvis du finder dig selv i at være uenig, skal du sørge for, at dine medarbejdere ved, hvordan de skal reagere.

For nogle virksomheder er den bedste mulighed at rette situationen mod specifikke medarbejdere, der er uddannet til at håndtere PR-spørgsmål og konfliktløsning. Du kan have medlemmer af dit team ansvarlige for:

  • Kriseaktion
  • Meddelelse godkendelse
  • Kunde service
  • PR-ledelse
  • Socialt engagement

Alternativt kan du bare have en liste over regler, der skal følges inden for din virksomheds sociale mediepolitik. Det vigtigste at minde dine medarbejdere om er, at uanset hvad de siger på sociale medier, repræsenterer de virksomheden - selv når de er på deres personlige konti.

En fremragende måde at sikre, at konflikter altid håndteres ordentligt fra starten, er at oprette forhåndsgodkendte svar på almindelige problemer i en social medieadministrationsplatform som HASHTAGS . Disse svar giver dine kunder besked om, at du er opmærksom på deres bekymring og retter dem mod den rigtige person til at løse problemet. Du kan endda bruge Sprouts social lytning for at sikre, at du er den første, der ved, hvornår nogen siger noget negativt om dit brand. Jo hurtigere du er opmærksom på et problem, jo ​​lettere er det at rette det, før ilden spreder sig.

47 åndelig betydning
HASHTAGS foreslog svar

3. Inkluder retningslinjer for personlige konti i din politik for sociale medier

Du kan muligvis ikke kontrollere alt, hvad dine medarbejdere laver og siger på deres personlige sociale mediekonti. Det er dog vigtigt at vise dem, hvorfor deres adfærd på personlige profiler påvirker din virksomhed, og hvordan de kan undgå konflikter.

Uanset om dine medarbejdere aktivt taler for dig, vil verden altid se dem som en afspejling af dit brand. Hvis dine medarbejdere handler tvivlsomt online, rejser dette også mistanke om din virksomhed. Brug din virksomheds sociale mediepolitik til at skitsere grundlæggende forventninger til, hvordan dine medarbejdere skal opføre sig. For eksempel skal de:

  • Tjek deres fakta
  • Respekter loven (inklusive lov om ophavsret)
  • Undgå at sige negative ting om dit brand eller andre virksomheder

Det er også en god ide at medtage en ansvarsfraskrivelse på personlige konti, der minder dine kunder om, at din medarbejder er en person og ikke en talsmand for din organisation. For eksempel, Bedste køb social mediepolitik minder holdmedlemmer om at erklære, at alle deres indlæg er deres egne.

Best Buy Social Media Policy Snippet

Ved at adskille sig fra deres medarbejders meninger reducerer Best Buy deres risiko for et PR-mareridt.

4. Overvej potentielle juridiske risici

Der er mange risici forbundet med brugen af ​​sociale medier. Jo større dit team er, jo mere forstærkes disse risici. Din sociale mediepolitik skal indeholde klare retningslinjer for, hvordan du håndterer følsomme områder, især med hensyn til lovgivning og brancheforskrifter. Sørg for, at din politik dækker:

  • Hvordan krediteres kilder: Hvor kom de oplysninger, som din medarbejder deler, fra? Kreditering af billeder og anden information er afgørende.
  • Procedurer for beskyttelse af personlige oplysninger og videregivelse: Lad dine medarbejdere vide, hvilke oplysninger der betragtes som fortrolige, såsom kundeoplysninger.
  • Ansvarsfraskrivelse: Fortæl dit personale, hvad en ansvarsfraskrivelse betyder, når de bruger det online. Som den Byen Edmonton skitserer i deres retningslinjer for sociale medier, selvom nogen siger, at deres meninger er deres egne, vil de stadig blive betragtet som en repræsentant for byen af ​​offentligheden.
  • Lovgivningsmæssige udfordringer: Visse brancher som finans, regering, sundhedspleje og så videre har specifikke lovgivningsmæssige hindringer. Skitsere alle regler, der kan være forbundet med din branche.

Dell social mediepolitik indeholder en række regler for medarbejdere, herunder 3: Følg loven, følg adfærdskodeksen.

Dell

5. Hold dine medarbejdere (og brand) sikre

Endelig er sociale medier en fælles ressource for kriminelle og svindlere. Det er vigtigt, at din sociale mediepolitik inkluderer retningslinjer, der beskytter dine medarbejdere og din virksomhed. Uanset om det er forsvar mod phishing-svindel eller ransomware-angreb, skal du sørge for, at alle i din organisation er opmærksomme på online-beskyttelse.

Inkluder retningslinjer i din virksomheds sociale mediepolitik, der dækker:

  • Sådan oprettes sikre adgangskoder og opsætning af tofaktorautentificering til brand og personlige sociale mediekonti.
  • Sådan holdes software opdateret og enheder sikre.
  • Sådan identificeres potentielle risici og angreb på sociale medier
  • Sådan reagerer du, hvis der opstår et sikkerhedsbrud.

For eksempler på sociale medier, der tager sikkerhed alvorligt, se på Intel . Computerselskabet opdeler deres politik i fem separate dele, herunder sektioner til beskyttelse af forretningshemmeligheder, videregivelse af oplysninger og brug af sund fornuft til sikkerhed.

Intel-regler for engagement-billede

Jo sikrere dine medarbejdere er med deres sociale mediehandlinger, jo mere sikker bliver din virksomhed.

Implementering af din sociale mediepolitik

Så stærkt som sociale medier er for dit brand, er det ikke altid let at bruge.

I årevis undgik organisationer kompleksiteten af ​​ting som overholdelse og sikkerhed på sociale medier ved at tilskynde deres hold til helt at holde sig væk fra sociale medier. Desværre er det ikke længere en mulighed for de fleste mærker. Selvom du kunne undgå sociale medier, er chancerne for, at du ikke vil. Når alt kommer til alt leverer medarbejdernes fortalervirksomhed op til 1.000 gange mere trafik til din virksomhed.

Sociale medier på arbejdspladsen behøver ikke at være en skræmmende ting. Alt hvad du skal gøre er at lægge den rigtige tid og kræfter på at udvikle en social mediepolitik, der fungerer.

Dine medarbejdere er allerede aktive på sociale kanaler, og de har magten til at levere utrolige resultater til din virksomhed. Giv dem friheden til at støtte din virksomhed med det rigtige sæt retningslinjer.

Del Med Dine Venner: